Excelエクセルでドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)を作成する方法

Excel(エクセル)のドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)について作成方法ご紹介します。

方法はざっくり2つ。
こちらを解説していきたいと思いますよ。

①リストを手動入力して作成するやり方
②セル範囲を指定して作成するやり方

Excelでよくみるドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)とは?

ドロップダウンリストとは

別名プルダウンメニューともいい、一つのセル内でリスト化したデータ項目を選択できるようにするサジェスト機能のこと
ドロップダウンアイコン

見たことありませんか?セル右側にある[ ▼ ]をクリックするとこんなふうに選択肢が表示されてくるアレです
ドロップダウンリストイメージ

ドロップダウンリストはこんなシチュエーションで役立ちます

  • 入力する内容をリスト(選択肢)から選べるようにしたい
  • 入力内容を定型化をして入力誤りやゆらぎを避けたい
  • 入力できる内容を限定したい

Excelでドロップダウンリスト(プルダウン)を作成する方法

では、さっそくドロップダウンリスト(プルダウン)の作成方法を説明していきます。

今回はこんな例を使って説明していきたいと思いますよ。

例)読みたい漫画のアンケートをとる
ドロップダウンでリスト化したいデータ一覧

セルE2:E5がアンケート回答の入力欄になっています。みんなが読みたいなと思う漫画をA列に並ぶタイトルをリスト化してリスト選択できるようにしたいわけです。

ドロップダウンのリスト化するイメージ

リストを手動入力して作成するやり方

まずは、リストを手動で入力してドロップダウンリスト(プルダウン)を作成するやり方です。

まずはざっくり手順

ドロップダウンリストを設定したいセルすべてをドラッグして範囲選択をする

メニューのデータタブを開きデータの入力規則をクリックする

設定タブを開き「入力値の種類」から「リスト」を選択する

「ドロップダウンリストから選択する」にチェックマークが入っていることを確認する

「元の値」にリスト化したいデータを入力する

OKボタンを押して作成完了

では、順を追って詳しく説明していきますね。

まずリストを設定したいセルすべてをドラッグして範囲選択しましょう(こうすることで一気に設定することができます)
設定したいセルにカーソルを置く

今回は桜木くん・流川くん・三井くん・赤木くんの4人の入力欄に設定したいので、セルE2:E5を範囲選択します。

そのまま範囲を選択した状態で、Excel画面上部のメニューからデータタブを開き「データの入力規則」をクリック
データメニューからデータの入力規則を選ぶ

クリックすると、ポップアップが開きます。

開いたポップアップの「設定」タブで「入力値の種類」項目の一覧から「リスト」を選択します

「ドロップダウンリストから選択する」にもチェックマークを入れる(大抵がデフォルトでチェックされている)
設定タブ内で入力値の種類からリストを選択する

「ドロップダウンリストから選択する」の項目は、通常デフォルトでチェック入っているはずなので選択されていることを確認しましょう。

また、その上の「空白を無視する」もデフォルトで選択されているのでこれもチェックされてることを確認します。

次に「元の値」の項目の入力欄に、ドロップダウンリストとして並べたいデータを「,(コンマ)」区切りで以下のように手動入力していきます

ONE PIECE,進撃の巨人,SLAM DUNK,ゴールデンカムイ,賭博破戒録カイジ
リスト化したいデータを直接入力する

注意

データとデータの区切りには
必ず「,(コンマ)」を使用するように気をつけましょう

全角の「、」や空白「 」で区切るのはNG

正しく区切られていないとデータ同士を別物としてちゃんとリスト化されないので注意が必要です。

入力したらOKボタンを押し、これでドロップダウンリストの作成が完了です
ドロップダウンでリストから選べるようになる

セルE2:E5を確認してみます。

正しく設定ができていれば
セルにカーソルを置いたときに右側に[ ▼ ]が表示され、そこから5つの漫画タイトルがドロップダウンリストで選べるようになっているはずです。

セル範囲を指定して作成するやり方

次はデータを手動入力せずに、リスト化したいデータをセル範囲で指定して作成する方法です。

まずはざっくり手順


ドロップダウンリストを設定したいセルすべてをドラッグして範囲選択をする

メニューのデータタブを開きデータの入力規則をクリックする

設定タブを開き「入力値の種類」から「リスト」を選択する

「ドロップダウンリストから選択する」にチェックマークが入っていることを確認する

「元の値」にリスト化したいデータのセル範囲を指定する

OKボタンを押して作成完了

さて、手順のくわしい解説ですが
のまでは手動入力のときと全く同じなので割愛させていただいて、手順から説明していきますね。

(ここから読み始めた方は、本記事の前の項をご参照ください。までの手順について詳細説明しています)

でデータ入力規則のポップアップを開き、入力値の種類で「リスト」を選択、「ドロップダウンリストから選択する」にチェックマークが入っていることを確認したら・・・

ここから先ほどと違い別の手順に分岐しますよ。

 「元の値」の入力欄に、リスト化したいデータを範囲選択で指定して入力します(リスト化したいデータをすべて含ませた範囲)

入力欄にカーソルを置いた状態で、指定したい範囲をドラッグ指定すると自動で入力欄にデータ範囲が入ります

=$A$2:$A$6と自動入力されましたね?
リスト化したいデータの範囲を指定する

あれ?なにやら$マークがついていますね。
本来なら「A2:A6」が指定したかった範囲なんですが、$マークがついているのはなぜでしょう?

この$マークは「この範囲を絶対参照としますよ」という印なのですが、このシチュエーションでは$がつけてもつけなくても変わりはないのでそのまま進めます。

のちのち説明する過程で、絶対参照で指定しなくてはならないパターンがあるのでそれについては、後ほど説明しますね。ここではふーんという程度に思っていただけたら大丈夫です。


データ範囲を入力したら、OKボタンを押し、これでドロップダウンリストの作成が完了です
ドロップダウンでリストから選べるようになる

さきほどと同じように、ドロップダウンでリストから選べるようになりました。簡単ですね。

紹介した2つのやり方は、設定までのアプローチが違いますが設定後の見た目や操作に違いはありません。

しかし、ひとつ注意が必要です。

注意

データ範囲の指定でリストを作成した場合は、リストの元になっているその指定範囲のデータ(ここでいうとA2:A6のデータ)を消してしまうと選択するリストからも姿を消してしまいます
データを消してしまった場合

試しに、指定データ範囲内のSLAM DUNKを消してみると・・・リスト側の一覧からもSLAM DUNKが無くなってしまいました

作成後に、うっかり指定データをありかを移動してしまったりずらしたりしてもこのような現象が起きるので注意しましょう!

1つのセルにドロップダウンリストを設定したあとに他セルへコピーするやり方でもOK

上の方法では、あらかじめ設定したいセルをすべて全選択したうえで一気にドロップダウンリストを作成しましたが

最初にひとつのセル(E2)にドロップダウンリストを設定して、そのセルを他セル(E3~E5)にコピーするやり方でもOKです。

それもいちおう紹介しておきますので必要なければ読み飛ばしちゃってください!

まずとのときにセルE2のみ選択した状態での手順で設定までしたら・・・

設定したセルをオートフィル機能で下段へコピーするだけでOK(セルE2の右下にカーソルを合わせて「+」が表示された状態で、E5までドラッグダウンするとコピーされる)
設定したデータの入力規則をコピーする

ここで、
さきほど「元の値」入力欄の範囲設定で絶対参照にした効果が発揮されます。

ポイント:絶対参照の必要性

ドロップダウンリストを作成したときに、指定範囲は「=$A$2:$A$6」のように$マークをつけて絶対参照にしましたよね?

下段へセルをコピーしたときに絶対参照にしていないとドラッグで下にくだった行数分だけデータ範囲の指定一緒に下にずれていってしまうのです(横にコピーした場合は横にずれる)

その指定がずれる参照の仕方を絶対参照に対して「相対参照」といいます(Excelではコピーのデフォルトは相対参照で行われるようになっている)
絶対参照と相対参照のしくみの違いを具体的にイメージした画像

このように、参照指定に$マークをつけて絶対参照にすることで、範囲が固定されセルをコピーした場合にも範囲がズレることなくコピーすることができるんですね。
絶対参照のイメージをわかりやすく具体的に図にする

「絶対参照=指定範囲を固定」このように覚えていただければOKかと思います。

今回のように、セル設定や数式・関数をコピーする場合は、参照指定は絶対参照で指定するようにしましょう。

ちなみに


相対参照でコピーした場合

$マークをつけずに相対参照の状態でコピーした場合このようになる

結果的に、指定範囲がずれてゴールデンカムイとカイジしかリストに表示されなくなってしまっています
絶対参照にしない(相対参照)と指定範囲がずれる

また絶対参照にもいくつかパターンがあり、$マークのつけ方によって働きが変わります。

それらの解説を含め、絶対参照と相対参照に関しての詳しい内容はこちらで紹介していますのでチェックしてみてくださいね。


ドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)の作成方法の基本は以上になります。

次からはおまけの応用編です。

応用編:ドロップダウンリスト作成後のカスタマイズ

ここからは応用編としていくつかカスタマイズの方法を紹介していきますよ。

①リストのデータ以外を入力したときにエラーを表示したい(入力できないようにしたい)

リストにある内容のデータ以外を入力されないようにするには「エラーメッセージ」を設定することで対応ができます。


Excel画面上部のメニューからデータタブを開き「データ入力規則」の設定フォームを開く

そこで「エラーメッセージ」のタブを選択します


「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」にチェックマークを入れる
(デフォルトでチェックが入っている場合もある)
リスト以外を入力でエラーにする場合

OKボタンを押して完了
これでリストの「ONE PIECE,進撃の巨人,SLAM DUNK,ゴールデンカムイ,賭博破戒録カイジ」以外の一切のデータは入力することができません

これが設定されていないと、リストにあるデータ以外のデータが入力できてしまいます。

とはいえ、通常デフォルトでは、この「無効~」にチェックマークが入っているはずなのでわざわざ設定しなくてよいパターンが多いと思います。

確認してチェックマークが入っていない場合はこの手順で対応しましょう。

設定後の状態で試しに無効なデータを、例えば「ワンピース」と入力してみましょう。
指定以外は入力エラーになる

「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません」と表示されました。しっかりエラーになっていますね。

空白が入ってるか否かの違いもエラーとしてはじくことができるのでのちのち集計する想定で、指定以外のデータを入力されたくない場合などはこの設定が有効ですよ。

②エラー時のメッセージを自分で作成することもできる

エラーの際にポップアップ表示されるメッセージの内容も自分で編集することができます。

これもデータ入力規則のエラーメッセージの項目から設定ができます。


Excel画面上部のメニューからデータタブを開き「データ入力規則」の設定ポップアップを開きます

そこで「エラーメッセージ」のタブを選択

スタイルは「停止」を選択の状態でOK。「タイトル」「メッセージ」の入力欄に表示させたい内容を入れます
メッセージ内容を変更する

入力したらOKボタンを押して完了

どうなるか確認してみますしょう
ワンピースと入力してみます
自分で設定したエラーメッセージ

さっき自分で入力したメッセージが表示されましたね!

スタイルを「注意」「情報」にすると

ちなみに、エラーメッセージの「スタイル」を注意 or 情報を選択した場合はどうなるか見てみましょう。

注意の場合
エラーメッセージスタイルが注意の場合

情報の場合
F6,F7の関数を入力する

表示スタイルが若干変わりましたね。

「停止」は、効力がもっとも強く、無効なデータは絶対に入れることはできません。それに対し「注意」「情報」はエラーですよということは伝えつつもそのまま強行できてしまい制限効力は低いものとなっています。

スタイルは状況に応じて使い分けるといいと思います。今回のように、あとで集計を想定している場合などでリスト以外はなにがなんでも入力されたくない場合は「停止」を選択しましょう。

③入力をサポートするメッセージを作成して横に添えたい

第三者に入力してもらうときなどでちょっと内容がわかりづらかったり説明が必要そうな場合は、入力欄にメッセージを添えることができます。

Excel画面上部のメニューからデータタブを選び「データ入力規則」の設定フォームを開きます

今度は「入力時のメッセージ」のタブを開く

「セルを選択したときに入力時メッセージを表示する」にチェックマークを入れ「タイトル」「入力時のメッセージ」に表示させたい内容を入力する
入力時のメッセージを設定する

入力したらOKボタンを押して作成完了

入力欄にカーソルを置いて反映されているか確認してみましょう
設定したメッセージが表示される

さっき入力したメッセージがちゃんと表示されていますね!

たとえばアンケートなどで多くの人に入力してもらう際などには気づかいや説明の一言があると素敵かもしれませんね。

以上、今日はドロップダウンリスト(プルダウンメニュー)の作成方法を紹介してきました。

作成方法は簡単ですし、カスタマイズもできるので必要に応じて使い分けてみてくださいね。